RACI wirksam einsetzen

00:00:00: Herzlich willkommen zum ZIP-Presse und Puls-Podcast der Podcast für Projektmanagement, Führung und Agilität.

00:00:06: Mein Name ist Patrick Eidt und ich wünsche dir viel Spaß bei der heutigen Episode!

00:00:11: Das Thema heute – Warum Rasi oft scheitert?

00:00:13: Und warum Entscheidungen wichtiger sind als Rollen?

00:00:17: Diese Episode geht es um ein Werkzeug das fast jede Organisation kennt, dass in jedem Projektmanagementschmankurs erwähnt und vorgestellt wird.

00:00:29: Sorgt das regelmäßig für Frust sowohl in der Organisation als auch im Trainings, und zwar die Rasi Matrix.

00:00:37: Die Rasi matrix ein Standardwerkzeug soll eigentlich eine sehr einfache Frage beantworten Welche Entscheidungen müssten hier eigentlich getroffen werden?

00:00:47: Und wer darf sie treffen?

00:00:51: hinter der Rasi Matrix stehen vier Buchstaben Eine ganz klare Logik und einer übersichtliche Matrix.

00:01:01: Und trotzdem erlebe ich in vielen Organisationen genau das Gegenteil von dem, was Rasi verspricht.

00:01:07: Endlose Abstummungen, Entscheidungsstau, politische Diskussionen über Zuständigkeiten und Eskalationen die eigentlich gar nicht nötig wären.

00:01:18: Diese Episode ist kein Methodentutorial?

00:01:21: Ich erkläre nicht wie man Rasi baut!

00:01:23: Ich stelle kein neues Template vor – es geht mir hier um etwas anderes.

00:01:28: Warum Rasi so oft scheitert?

00:01:30: Und warum das Problem fast nie die Matrix ist, sondern das Operating-Modell dahinter.

00:01:37: Beginn wir erstmal mit den falschen Erwartungen an Rasi.

00:01:40: Rasi wird in vielen Organisationen als Ordnungsinstrument verstanden – also etwas des Klarheitschafts.

00:01:47: Verantwortung verteilt und auch Führung entlastet.

00:01:51: Die Erwartung dahinter ist meist wenn wir sauber festlegen wer responsible, accountable, konsultiert und informt ist dann laufen Entscheidungen automatisch besser.

00:02:03: Und diese Erwartung ist natürlich verständlich, aber sie ist auch der Kern des Problems.

00:02:10: Denn Rasi wird damit nicht so einem Ersatz für etwas das eigentlich vorher geklärt sein müsste – die Entscheidungslogik der Organisation!

00:02:20: Viele Organisationen setzten Rasi ein.

00:02:22: wenn Sie merken dass etwas nicht rund läuft, wenn Entscheidungen stocken Konflikte eskalieren Wenn niemand so richtig weiß wer jetzt eigentlich entscheiden darf Rasi soll das dann in Ordnung bringen und für Orten geschaffen.

00:02:37: Und in der Praxis passiert dann häufig genau das Gegenteil, die Matrix macht sichtbar dass Entscheidungen gar nicht klar verortet sind Das Verantwortungen verteilt wurden ohne Entscheidungsmacht mitzugeben Dass Führung nicht sauber definiert ist Das Rollen nicht definiert sind Und Rasi legt diese Spannungen offen und wird dann selbst zum Projektproblem.

00:03:03: Nicht jede Rasi isst von sich aus Strukturell falsch, aber es gibt bestimmte Ausprägungen die in Konzernen und in großen Organisationen strukturel scheitern.

00:03:14: Und drei davon möchte ich jetzt einmal beschreiben und zwar nicht nur theoretisch sondern wie sie in der Praxis aussehen.

00:03:22: Und Typ eins das ist die Rollenmatrix.

00:03:25: Die RollenMatrix oder RollenRasi-Matrix ist die klassische Variante.

00:03:30: In den Spalten stehen Rollen oder Stellen wie Projektleitung, Fachbereich IT Management Linienfunktion und in den Zeilen stehen Aktivitäten oder Arbeitspakete Analyse durchführen Konzepterstellen Umsetzung Abnehmen Und das runtergebrochen auf die konkreten Arbeitspakette.

00:03:52: Formal sieht das sauber aus.

00:03:54: Die Matrix ist vollständig ausgefüllt und überall steht ein Buchstaben.

00:04:00: Das Problem zeigt sich nicht auf dem Papier sondern im Alltag.

00:04:05: Rollen werden formal verantwortlich gemacht, haben aber keine echte Entscheidungsmacht.

00:04:11: Die Projektleitung ist eher – das Team ist eher, aber die eigentliche Entscheidung liegt irgendwo anders.

00:04:17: Oft bleibt sie oben oder sie isst die Fuß verteilt oder sie wird situativ neu verhandelt.

00:04:26: Das typische Symptom ist immer gleich viele eher, Aber kaum echte Entscheidungen.

00:04:34: Beschäftigt, aber nicht wirklich entscheidungsfähig.

00:04:40: Typ zwei ist die Absicherungsrasi.

00:04:42: Hier wird fast jede Rolle irgendwo C oder I. Niemand soll sich übergangen fühlen.

00:04:48: Niemand sollte später sagen er oder sie sei nicht eingebunden gewesen.

00:04:52: Was gut gemeint ist hat eine klare Wirkung.

00:04:55: Rasi wird eigentlich zur Stakeholder Liste Und dass konsultieren also das c wird mit Zustimmung verwechselt.

00:05:06: Informationen wird aus Höflichkeit verteilt, nicht aus Steuerungslogik.

00:05:12: Was hat das zufolge?

00:05:13: Entscheidungen dauern länger als vorher – Nicht weil sie komplexer sind sondern weil niemand mehr klar entscheidet.

00:05:19: Die Matrix schützt Beziehungen Aber sie schadet der Entscheidungsfähigkeit.

00:05:26: Und der dritte Typ ist die Compliance Rasi.

00:05:29: Sie wird eingeführt wenn ein Audit es erfordert Weil ein Framework es vorsieht oder weil ein Transformationsprogramm es verlangt.

00:05:38: Diese Rasi existiert als gut gemeintes Dokument.

00:05:41: Sie liegt im Wiki in der Projektdokumentation oder in der Transformationsakte, aber sie wird nicht gelebt.

00:05:49: Niemand arbeitet damit!

00:05:50: Aber alle verweisen darauf.

00:05:52: Rasi wird hier zum Artefakt... ...nicht zum Führungsinstrument.

00:06:00: Die nun drei vorgestellten Rasitypen haben einen gemeinsamen Nenner.

00:06:05: Sie wenden Rasi auf Rollen an, nicht auf Entscheidungen.

00:06:08: Organisationen scheitern aber nicht an Rollen, sich scheitert an unklaren oder nicht getroffenen verzögerten Entscheidungen.

00:06:19: In vielen Projekten und Vorhaben bleiben daher ganz zentrale Fragen unbeantwortet.

00:06:23: wie welche Entscheidungen gibt es überhaupt?

00:06:26: Welche sind strategisch?

00:06:27: Welcher taktig?

00:06:29: Welches operativ?

00:06:31: Wer entscheidet wirklich – Nicht formal sondern faktisch!

00:06:34: Wer trägt die Entscheidung wenn das kritisch wird?

00:06:38: Wer darf nein sagen?

00:06:40: Wer darf priorisieren?

00:06:42: Solange diese Fragen offen sind, ist jeder Rasi nur Kosmetik.

00:06:47: Dann beschreibt sie Zuständigkeiten aber keine Entscheidungslogik.

00:06:52: Einer wirksamer Rasi beginnt also nicht mit Rollen.

00:06:56: Sie beginnt mit Entscheidungstypen und das ist ein grundlegender Perspektivwechsel.

00:07:02: Nicht wer macht was sondern welche Entscheidungen fallen hier überhaupt an?

00:07:08: zum Beispiel wer entscheidet über die Vision?

00:07:11: Wer entscheidet über das Budget?

00:07:14: Wer priorisiert Anforderungen?

00:07:17: Wer legt die Roadmap fest, wer nimmt Ergebnisse ab.

00:07:20: Erst wenn diese Entscheidungen explizit benannt sind macht es Sinn über Rasi zu sprechen.

00:07:25: Dann kann gefragt werden, wer entscheidet, wer liefert Input, wer wird informiert?

00:07:30: Der Unterschied ist fundamental Rollen beschreiben Zuständigkeiten, Entscheidungen beschreiben Macht und Verantwortung Und genau dort liegt der Kern von Führung.

00:07:44: In komplexen Organisationen funktioniert keine Detailte voll Rasi, je komplexer das Umfeld desto weniger hilft eine vollständig ausgefüllte Matrix.

00:07:53: was funktioniert ist ein minimal rasie auf Entscheidungsebene nicht als Dokumentationsmonster sondern als Denk- und Führungsinstrument.

00:08:03: dabei sind drei Regeln ganz zentral.

00:08:07: erstens pro Entscheidung genau eine entscheidende Instanz.

00:08:13: Wenn ich mehrere As verteile, dann ist das kein Zeichen von Reife sondern ein ganz klares Wahnsignal.

00:08:22: Denn was bedeutet A?

00:08:25: A ist die Person, die eine Entscheidung trägt, die accountable ist für die Entscheidung.

00:08:31: und wenn ich das verteile auf mehrere Personen, mehrere Rollen, dann habe ich keine klare Entscheidung.

00:08:40: Zweitens C ist Input nicht Zustimmung.

00:08:44: Konsultat bedeutet hier nicht Dass man zustimmt zu einer Entscheidung, sondern dass man Input liefert.

00:08:51: Sie ersetzt keine Entscheidung.

00:08:52: sie verbessert sie wenn sie richtig eingesetzt wird.

00:08:55: und drittens i ist bewusst gewählt nicht höflich verteilt.

00:08:59: Information dient der Steuerung Nicht der Harmonie.

00:09:05: Dieser Minimalrasi gehört nicht in Zwickia er gehört in Führungsgespräche.

00:09:11: Ein guter Startpunkt für Rasi ist nicht die Frage nach Rollen Sondern die Frage Nach Entscheidungen.

00:09:17: also Welche Entscheidungen fallen im Projekt oder Vorhaben tatsächlich an?

00:09:23: Hier ein paar Beispiele.

00:09:26: Vision, Budget, Priorisierung, Roadmap, Planung, Umsetzung, Abnahme.

00:09:35: Wenn diese Entscheidungen klar sind dann kann RAZI sehr einfach werden.

00:09:39: Die konkrete Verteilung kann von Setup zu Setup natürlich unterschiedlich sein.

00:09:43: Das ist normal.

00:09:44: auch die Auflistung in der Entscheidung.

00:09:48: Entscheidend ist nicht die perfekte Matrix, entscheidend ist die Klarheit darüber welche Entscheidung es gibt und wer welche Entscheidung treffen darf.

00:09:59: Rasi wird oft als Methodenfrage diskutiert.

00:10:02: in Wirklichkeit ist sie ein Operating Model Indikator.

00:10:06: wenn rasi nicht funktioniert liegt das meist nicht an der matrix sondern an unklaren Führungsrollen.

00:10:13: fehlende Entscheidungsarchitektur.

00:10:20: Im CAM Operating-Modell liegt Rasi genau an der Schnittstelle von Rollen, Entscheidungen und Führung.

00:10:26: Deshalb scheitert sie dort zuerst oder das Operatingmodell unscharf ist.

00:10:33: Die wichtigste Frage hinter jeder Rasi lautet nicht wer ist verantwortlich sondern welche Entscheidungen müssen wir hier eigentlich treffen?

00:10:41: Und wer darf Sie treffen?

00:10:44: Solange diese Frage unverantwortet bleibt, bleibt jede Rasi eine gut gemeinte Illusion vom Klarheit.

00:10:52: Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal, dein Patrick.