Flussverantwortung: Wann Koordination eine eigene Rolle braucht

Shownotes

Flussverantwortung ist die dritte Funktion aus dem CALM Operating Model und die einzige der drei, die nicht immer nötig ist. Genau deshalb wird sie zweimal falsch behandelt: zu früh eingeführt ist sie Overhead, zu spät eingeführt ist ihr Fehlen richtig teuer. Es gibt einen Punkt, an dem ein Team mehr koordiniert als es liefert, und dieser Punkt ist der eigentliche Auslöser. In dieser Folge geht es darum, was Flussverantwortung tatsächlich tut, warum sie Entscheidungen moderiert statt sie zu treffen und woran du erkennst, dass ihr sie jetzt braucht.

Das nimmst du mit:

  • Die Frage ist nicht, ob ihr diese Rolle braucht. Die Frage ist, ab wann.
  • Flussverantwortung hält drei Dinge im Blick: Routinen, Rhythmus und Abhängigkeiten. Sie sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit funktioniert, nicht dafür, dass die Arbeit gemacht wird. Das ist Ergebnisverantwortung.
  • Der Unterschied in einem Satz: Ergebnisverantwortung fragt „steht das Resultat?", Flussverantwortung fragt „kommen wir überhaupt voran?".
  • Die wichtigste Grenze dieser Rolle: Sie moderiert Entscheidungen, sie trifft sie nicht. Verwischt die Grenze, entsteht eine zweite Richtungsverantwortung und damit genau die geteilte Richtung, die Teams lähmt.
  • Typisches Muster: Die koordinierende Person merkt, dass Entscheidungen liegen bleiben, und trifft sie aus Pragmatismus selbst. Die eigentliche Diagnose ist dann meistens eine unbesetzte Richtungsverantwortung, nicht zu viel Koordination.
  • Zwei Auslöser, an denen sich der Zeitpunkt festmachen lässt: Das Team koordiniert mehr als es liefert. Oder die Abhängigkeiten zwischen Teams wachsen unkontrolliert, niemand hat mehr den Überblick, wer auf wen wartet.
  • Faustregel: Solange ein Team seine Abhängigkeiten an einer Hand abzählen kann, braucht es niemanden, der sie verwaltet.
  • Die richtige Prüffrage lautet nicht „wäre die Rolle sinnvoll", denn sinnvoll wäre sie fast immer. Sie lautet: Was geht gerade schief, weil sie fehlt?
  • Das Tückische an dieser Funktion: Sie ist fast immer schon da, nur als Gewohnheit von zwei, drei Leuten, die sich gut abstimmen. Solange die im Haus sind, merkt niemand etwas. Sobald sie fehlen, sieht es aus wie Pech, war es aber nicht.
  • Ausprägungen je nach Kontext: Scrum Master, Agile Coach, Kanban Coach, PMO, Koordination. Bei akuten Blockaden der Impediment Owner.
  • Handlungsimpuls für heute: eine Woche lang grob mitzählen, wie viel Zeit im Team für Koordination draufgeht und wie viel für Lieferung. Zwei Spalten, eine Strichliste, kein Tool. Ist die Koordinationsspalte am Freitag länger, habt ihr eure Antwort.

Erwähnte Links & Ressourcen:

Mehr von Zipresso:

Diese Folge ist Teil vier der Staffel „Wer entscheidet hier eigentlich?", fünf Folgen zum CALM-Layer Rollen und Verantwortlichkeiten:

Über den Podcast:

Zipresso Impulse ist der Podcast zum CALM Operating Model. In rund zehn Minuten pro Folge geht es darum, wie Organisationen tatsächlich arbeiten: Rollen und Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege, Arbeitsroutinen, Teamzuschnitt und Führung. Jede Folge endet mit einem konkreten Schritt, den du direkt umsetzen kannst. Von Patric Eid, Business Coach und Trainer.

Und jetzt du:

Du hast ein Thema, das dir im Alltag ständig begegnet und das hier mal drankommen sollte? Schreib es mir. Über das Kontaktformular auf eid-hub.de oder direkt auf LinkedIn. Die besten Folgen entstehen aus solchen Zuschriften.

Transkript anzeigen

00:00:01: Herzlich willkommen zu Presse und Pulse, dem Podcast über Rollenentscheidungen von Führung in Organisation.

00:00:07: Mein Name ist Petra Geit.

00:00:12: Willkommen zur Staffel.

00:00:12: Wer entscheidet hier eigentlich?

00:00:14: Mit dem Themischwerpunkt Rollen und Verantwortlichkeiten heute Episode vier von fünf Und es geht um die Flussverantwortlichkeit Wann Koordination eine eigene Rolle braucht.

00:00:27: Es gibt einen Punkt an dem ein Team mehr koordiniert als es liefert.

00:00:32: Vor diesem Punkt ist eine eigene Koordinationsrolle reinster oberherrt.

00:00:36: Nach diesem Punkt, ist der Fehlen richtig teuer und heute geht es um genau diese Rolle.

00:00:43: Heute geht das um Flussverantwortung die dritte Funktion aus dem Calm Operating Modell und die einzige der drei, die nicht immer nötig ist.

00:00:53: Die beiden bisherigen Funktionen, die wir in den vorherigen Podcasts gehört haben waren gesetzt Richtung geben und Ergebnis verantworten.

00:01:02: Die Funktion, um die es heute geht ist optional.

00:01:05: Und genau deshalb wird sie zweimal falsch behandelt.

00:01:09: Fehler eins der häufig passiert ist dass sie zu früh eingeführt wird als Standardrolle im Rollenkonzept.

00:01:17: Dann ist diese Rolle nur Beschäftigung.

00:01:20: und Fehler zwei sie wird zu spät eingefört nämlich erst nachdem etwas Sichtbares kaputt gegangen ist.

00:01:34: Ab wann braucht ihr sie?

00:01:36: Die Flussverantwortung hält Routinen, Rhythmus und Abhängigkeiten im Blick.

00:01:42: Sie moderiert Entscheidungsprozesse, trifft die Entscheidungen aber nicht selbst.

00:01:46: Sie ist situativ und nicht immer nötig.

00:01:54: Diese Funktion tut drei Dinge tatsächlich – Routienen, Rhythmos oder Abhängigkeit.

00:02:01: Konkret heißt das, sie sorgt dafür dass die Zusammenarbeit funktioniert Nicht dass die Arbeit gemacht wird, das ist Ergebnisverantwortung.

00:02:10: Der Unterschied ist Ergebnis.

00:02:12: Verantwortung fragt steht das Resultat?

00:02:15: Die Fluss-Verantwortung fragt kommen wie überhaupt voran?

00:02:19: eine Ausprägung bei akuten Blockaden ist zum Beispiel ein Impediment Owner also die Person die sich um ein Hindernis kümmert bis es weg ist.

00:02:29: andere Ausprägungen sind Scrum Master HL Coach Kanban Coach, PMO, Koordination.

00:02:38: Die Ebene auf der wir uns hier bewegen ist Team und Schnittstellen.

00:02:44: Gerade der zweite Teil wird oft übersehen.

00:02:46: Innerhalb eines Teams regelt sich vieles von selbst Zwischenteams fast nichts.

00:02:55: Diese Funktion moderiert Entscheidungen Sie trifft sie nicht Und das ist keine Freiheit sondern die wichtigste Grenze in dieser Rolle.

00:03:05: Wenn diese Grenze verwicht Dann entsteht eine zweite Richtungsverantwortung und damit genau die gteilte Richtung, über die wir in Folge II gesprochen haben.

00:03:17: Ein typisches Muster das man hier erkennen kann ist, dass die koordinierende Person merkt, dass Entscheidungen liegen bleiben und trifft sie aus Pragmatismus selbst – das ist vollkommen verständlich unter Anfang von Problemen!

00:03:31: Wenn es passiert, ist die eigentliche Diagnose meistens die Richtungs-Verantwortung unbesetzt und nicht die Koordination macht zu viel.

00:03:42: Zwei Bedingungen, an denen man das festmachen kann.

00:03:45: Erstens Das Team koordiniert mehr als es liefert.

00:03:52: Zweitens Abhängigkeiten zwischen Teams wachsen unkontrolliert.

00:03:56: also niemand hat mir den Überblick wer auf wen wartet.

00:04:02: Solange keine der beiden Bedingung zutrifft ist die Rolle Overhead.

00:04:06: Das ist ausdrücklich in Ordnung eine Faustregel die in der Praxis gut trägt.

00:04:12: Solange ein Team seine Abhängigkeiten in einer Hand absehen kann, braucht es niemanden der sie verwaltet.

00:04:19: Wichtig ist dabei die Richtung der Prüfung.

00:04:22: Man fragt nicht wäre die Rolle sinnvoll denn sinnvoll wäre sie fast immer?

00:04:27: man fragt was geht gerade schief weil sie fehlt?

00:04:32: Dazu ein Praxisbeispiel!

00:04:34: Ein Team mit Abhängigkeit zu drei anderen Teams.

00:04:39: Die Abstimmung läuft über Zuruf Flurfong und ein paar direkte Trete zwischen einzelnen Personen der Teams.

00:04:46: Das funktioniert erstaunlich gut!

00:04:49: Dann platzt die erste Lieferung, denn zwei Leute sind gleichzeitig im Urlaub und der Austausch hat nicht stattgefunden.

00:04:56: Alles sind überreicht obwohl es niemand eigentlich hätte berechnen müssen.

00:05:00: Die informellen Trete waren die Flussverantwortung nur eben unbenannt und an Personen gebunden.

00:05:06: das ist das eigentlich tückische an dieser Funktion.

00:05:09: sie ist fast immer da Du eben nicht als Rolle, sondern als Gewohnheit von zwei drei Leuten die sich zufällig gut abstimmen.

00:05:18: Solange sie im Haus sind merkt niemand etwas.

00:05:20: sobald sie fehlen sieht das aus wie Pech War es aber nicht.

00:05:27: Der Impuls für heute braucht kein Tool und auch keine Analyse.

00:05:32: Nimm dir eine Woche und zähl ganz grob mit womit dein Team seine Zeit verbringt.

00:05:38: Zwei Spalten reichen Koordination auf der einen Seite Lieferung auf der anderen Also Abstimmung, Statusrunden und Rückfragen gegen tatsächliche Arbeit am Ergebnis.

00:05:51: Eine Strichliste genügt!

00:05:53: Es geht nicht um Genauigkeit – es geht um die Größenordnung.

00:05:58: Wenn am Freitag die Konditionsspalte länger ist als die andere hast du eine Antwort.

00:06:02: Dann braucht ihr die Rolle Und zwar bevor das nächste Mal jemand im Glaub ist.

00:06:10: Zusammengefasst kann man sagen Die Flussverantwortung hält Routinen, Rhythmus und Abhängigkeiten zusammen Moderiert Entscheidungen Und trifft sie nicht.

00:06:21: Sie ist die einzige der drei Funktionen, die situativ ist!

00:06:25: Der Auslöser ist erreicht wenn ein Team mehr koordiniert als liefert.

00:06:31: Eine Bitte an dieser Stelle Wenn du ein Thema hast Dass dir in deinem Alltag ständig begegnet und das hier mal dran kommen sollte Schreib es mir Über das Kontaktformular auf itab.de oder direkt auf LinkedIn.

00:06:44: Die besten Folgen entstehen aus genau solchen Zuschriften.

00:06:48: In der nächsten Folge schließen wir die Staffel ab Drei Funktionen und trotzdem kein Rollenkonzept.

00:06:53: Es geht um das Minimalprinzip, darum wie man Rollengleid schafft ohne Rollenbürokratie zu erzeugen.

00:07:01: Bis dahin dein Petricks!

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